Hur många känner igen uttrycket ”att starta företag är lätt, att driva företag är svårt”. Självfallet krävs ett visst mod att starta sitt första företag. De flesta av oss upplever dock att svårigheterna uppstår i samband med alla administrativa måsten. Hur fakturerar vi? Bör vi fakturera online? Hur bokför vi våra intäkter och kostnader? Hur bra går egentligen företaget? Vilket underlag skall jag skicka till revisorn och skatteverket? Frågorna är onekligen många.
Det är det administrativa arbetet gör företagande svårt…
I det här inlägget så skall vi försöka besvara många av dessa frågor. Framför allt skall vi lyfta fram fördelar med att sköta sitt företags ekonomi online istället för på din enskilda dator och fysiska pärmar. Vi börjar dock med att svara på frågan ”vad är företagande i molnet”. Sedan lyfter vi fram fördelarna med att ha företagets ekonomi online istället för i pärmar och krångliga Excel-dokument.
Vad är företagande i molnet?
Det första vi måste klargöra, som egentligen inte är självklart alls, är att molnet inte är någon fysisk plats eller ett fysiskt ”moln”. Namnet är en översättning från engelskans ”cloud” och beskriver ett nätverk av servrar som antingen lagrar information (likt en hårddisk) eller erbjuder dig en funktion/tjänst som du kan nå via flera olika datorer.
När du tar ditt företagande till molnet så innebär det att du lagrar information i molnet istället för på din dators egna hårddisk. Istället för att spara offerter eller fakturor på din egna dator så sparas det på servrar i molnet. Det innebär att du kan nå dessa offerter eller fakturor oavsett vart du ebfinner dig. Oavsett om du jobbar med design, bokföring eller programmering så kommer du onekligen få en högre flexibilitet ifall du jobbar (och lagrar) all din företagsinformation till molnet istället för din stationära dator.
Att fakturera online – bara fördelar
Alla företag har ambitionen att tjäna pengar, oavsett vilken bransch de verkar i. Något de alla har gemensamt är alltså deras behov av att fakturera sina kunder. Bara för ett par år sedan sköttes allt administrativt arbete kopplat till fakturering manuellt. Du fick lov att sköta din tidsrapportering manuellt, du skötte faktureringen manuellt, eventuella påminnelser skickades manuellt och bokföringen fick skötas manuellt ven den. I takt med att ditt företag växte skapades alltså ännu mer manuell administration. Skulle något gå fel (vilket det ibland gör) behövde du lägga timvis för att hitta och sortera bland alla dina papper och pärmar.
Idag finns det flera företag som erbjuder stöd för ekonomisk styrning i form av ett internetbaserat verktyg. Ett av de absolut största i Norden är Zervant. De hjälper idag över 150 000 personer med ekonomin rörande deras företag. Nedan lyfter vi några av alla fördelar som finns med att fakturera online, oavsett om du använder Zervant eller något av de andra alternativen på nätet.
All information sparad, alltid
Föreställ dig att det får en vattenläcka hemma och alla pärmar som du har till företaget blir vattenskadade. Inte nog med att det skapar problem för dig och dina kunder. Det ger di problem med skatteverk och andra myndigheter som förlitar sig på att informationen i pärmarna. Att ha dessa sparade i en dator är därför att rekommendera.
Även om du har alla dina filer i en dator istället för en pärm så är sannolikheten stor att du aldrig gjort en säkerhetskopiering. En av många fördelar med att använda en molnbaserad tjänst för din ekonomihantering är att du inte behöver bry dig om att säkerhetskopiera. All din information finns sparad och tillgänglig vart du än befinner dig. De allra flesta molnbaserade tjänster har servrar utspridda över hela världen och har således säkerhetskopior över dina filer på fler än ett ställe.
En enkel illustration som visar att företagets information (från flera anställda) sparas på flera servrar utspridda över hela världen.
Åtkomst vart du än befinner dig
Eftersom molnet är en uppsättning servrar som lagrar din information innebär det att du kan nå informationen vart du en befinner dig. Skapar du en offert en morgon när du sitter på ditt kontor kan du enkelt göra om den offerten till en faktiskt faktura när du befinner dig på arbetsplatsen, efter att du utfört jobbet. Jobbar du på resande fot är den här typen av funktion ett måste. Dock är funktionen grymt användbar även när du ”sitter på kontor”.
Föreställ dig att du är iväg hos några vänner och det plötsligt slår dig att du inte skickat över din bokföring till din revisor. Genom Zervant kan du då enkelt låna vännens dator, logga in på ditt konto och spara ner alla nödvändiga filer. Du kan till och med skapa ett konto till din revisor och ge den inloggningsuppgifter så den själv kan logga in och hämta informationen den behöver.
Ordning i pappersarbetet
Tänk dig följande scenario: En kund ringer och berättar att hennes pärm med alla fakturor kommit bort när hon postade dem till sin revisor. Hon ber dig därför skicka över alla fakturor till henne. Du får då gå igenom ALLA fakturor och scdan skriva ut och skicka dessa på nytt. Alternativt går du bort till dina pärmar och börjar bläddra. Lokaliserar alla fakturor och scannar sedan in dem till din kund.
Tänk dig nu detta: Kunden uppger sitt namn och du söker i din databas. 10 sekunder senare har du information om vilka fakturor du skickat till kunden och exakt när detta gjordes. Du får information om vilka som betalats och ifall du skickat någon påminnelseavgift. Framför allt så får din kund tag på dessa kort efter att hon begärt dom. Du framstår som ett proffs och hon får vad hon sökte.
Även om exemplet ovan bara är ett exempel så är det så otroligt (!!!) mycket effektivare att ha all sin ekonomi elektronsikt så du enkelt kan söka i den. Du kan enkelt exportera det till din revisor och du behöver aldrig se en pappersfaktura igen.
Nya funktioner kontinuerligt
Om du hade Microsoft Office 2004 och ville uppdatera dig till Microsoft Office 2008 så var du tvungen att köpa hem den nya programvaran. Du fick lov att avinstallera den gamla versionen och installera den nya.
Eftersom en fakturatjänst inte är installerad på din dator utan på en server som du kopplas upp mot sköts all uppdatering automatiskt. Vid varje uppdatering som görs drar du fördel av det. Nya uppdateringar vad gäller säkerhet sker regelbundet. Det tillsammans med nya funktioner och utökad användarvänlighet gör detta till ett starkt argument för att alltid använda sig av molnbaserade företagstjänster.
Effektivitet och skalbarhet
Om ditt företag växer så växer också behovet av personal och utrustning. Använder du dig av molnbaserade tjänster så kan du enkelt få in nya kollegor som via en dator kopplar upp sig mot företagets tjänster. Har ni istället lokala servrar där alla programvaror körs på så behöver du högst sannolikt en IT-support som kommer och installerar en ny uppsättning åt er.
Behöver du koppla på en ny tjänst eller funktion gör du detta enkelt. Till skillnad mot lokala affärssystem som är oerhört dyra och komplicerade att sätta upp. Med det sagt så är det idag inte hållbart att för stora företag ha hela sitt affärssystem i molnet.
Stort utbud av företagstjänster på nätet
Även om vi lyft fram Zervant och deras fakturering online så finns det 1000-tals spännande molnbaserade tjänster för ditt företag. Vi hoppas att du, utifrån det här inlägget, fått upp ögonen för möjligheterna som Internet ger dig och ditt företag.
Har du några frågor som du tror att vi kan svara på? Lämna då en kommentar nedan så lovar vi att återkomma!
Det här inlägget är skrivet i samarbete med Zervant.com